A gestão de projetos é compreendida como um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização, independentemente do tamanho ou da complexidade desses projetos.
Uma vez que você planeja um projeto seja ele ambiental, marketing, criação de um produto, dentre outros, têm-se um esforço “temporário” empreendido para criar o mesmo.
Mas o que isso significa exatamente?
Significa que, todo projeto é um dito como esforço “temporário” porque tem um começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir uma data de início e uma data de término a todo projeto.
OBS: Vale frisar que projeto não é a mesma coisa que processo, pois em um processo há repetições, portanto, são contínuos.
Por exemplo, vamos supor que você faça a limpeza da sua casa toda semana: você varre o chão, tira o pó e passa pano. Isso é um processo, pois você possui atividades bem definidas e contínuas e há uma repetibilidade nos resultados obtidos.
Por outro lado, se você estivesse reformando a sua casa, isso já seria um projeto, pois além de ser algo temporário, traria um resultado único. Depois da reforma, você já poderia voltar com o processo de limpeza da casa, que possivelmente não será o mesmo, sofrerá alguns ajustes.
Em outras palavras, um projeto cria um produto, serviço ou resultado único, isso porque nenhum projeto é igual ao outro. Em um processo, os resultados obtidos são sempre os mesmos, pois há um padrão sendo seguido, há uma repetibilidade das tarefas que vão gerar o resultado (Figura 1).
Fonte: Justo, 2018.
1. E COMO É O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO?
Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado. Até aí tudo bem, mas não é só isso! Existem também outras fases que compreendem o ciclo de vida de um projeto. Veja quais são elas:
1.1. INICIAÇÃO
Nesta primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, a equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto.
A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral — e de modo aplicado — no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nesta fase é o termo de abertura.
1.2. PLANEJAMENTO
Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nesta fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação.
1.3. EXECUÇÃO
Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano. É comum que, nesta fase, ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.
Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos, mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.
1.4. MONITORAMENTO E CONTROLE
O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo-se na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento, ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo.
No entanto, apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa de que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, esta etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.
1.5. ENCERRAMENTO
Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão da pauta e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros. Entre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento da proposta, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros planejamentos similares).
Sabemos que três conjuntos importantes de habilidades desse gerenciamento são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas:
- Habilidades técnicas de gerenciamento;
- Habilidades de liderança;
- Habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.
De fato, são eles que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com uma gestão adequada.
2. COMO IMPLEMENTAR UMA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS?
Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Porém, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa:
3. CONSCIENTIZE E FAMILIARIZE TODOS COM MECANISMOS DE GERENCIAMENTO
Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: a utilização de cronogramas, softwares que monitoram o andamento — como prazos, verba, pessoas envolvidas, atrasos, entre outros — de um projeto faz com que a utilização de novos mecanismos de gerenciamento torne muito mais simples para todos.
Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.
3.1. CAPACITE SEU TIME
Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados.
Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ainda ganhando mais qualidade do desenvolvimento de tarefas.
3.2. TENHA OBJETIVOS CLAROS E PRECISOS
Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, o que previne atrasos, falto de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.
Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente na continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.
3.3. DESCENTRALIZE O TRABALHO
Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou, pelo menos, impedir que outros membros de equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante sim que o gestor avalie e monitore todos os processos, porém, não é indicado que tente concentrar todos os poderes e decisões em suas próprias mãos.
Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e ainda alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e possui credibilidade o bastante para que decisões importantes os envolvam diretamente.
4. ESCOLHA SOFTWARES DE GESTÃO DE PROJETOS DE QUALIDADE
Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e as opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.
É indispensável que as plataformas e aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho na sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a empresa.
Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:
- Indicadores de qualidade e de produtividade;
- Gerenciamento de riscos;
- Gestão de custos e despesas;
- Monitoração e apontamento de horas;
- Alocação de equipes;
- Cronogramas operacionais;
- Agendas globais e específicas;
- Antecipação de problemas e crises;
- Avaliação de resultados, como é o caso do ROI.
Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software possua uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo, então, maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação a uma nova — o que, obviamente, é um erro.
Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão utilizadas para o desenvolvimento das atividades e, principalmente, uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e potencialização de esforços. Desse modo, sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.
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