Conheça os Riscos de Gerenciar as Licenças Ambientais em Planilhas

É muito comum hoje em dia gerenciarmos qualquer atividade ou serviço em planilhas. Isso ocorre pois acredita-se que as -planilhas organizam melhor as informações, Mas será que isso é verdade?

Vamos pensar, em um processo de Licenciamento Ambiental, por exemplo, nele temos além das renovações das licenças, as condicionantes ambientais.

As condicionantes são cláusulas da licença ambiental pela qual o órgão licenciador “estabelece as condições, restrições e medidas de controle ambiental que deverão ser obedecidas pelo empreendedor, pessoa física ou jurídica, visando à minimização ou até mesmo à compensação dos impactos ambientais causados pelos empreendimento e/ou atividades.

Sendo que dependendo da condicionante, a mesma deverá ser executada a cada seis meses, semanal, mensal ou anual, por exemplo.

E é ai que mora o problema, pois quando temos poucas licenças gerenciar esses prazos pode ser tranquilo, mas quando tempos uma grande quantidade de licenças, consequentemente teremos mais condicionantes podendo ocasionar esquecimentos, perda de prazos gerando assim embargos, multas e muita dor de cabeça.

No entanto, se formos comparar as planilhas à era do papel e da cópia controlada, as planilhas são mesmo eficazes, mas, equiparadas a um software especializado para gestão do licenciamento ambiental, elas se mostram vulneráveis, inespecíficas e com aplicações restritas.

Vejamos a seguir os quatro principais riscos oferecidos pelo uso das planilhas para gestão do processo de licenciamento ambiental.

1 Acesso restrito

As planilhas permitem acesso restrito aos funcionários e líderes somente quando estão na empresa. Quando acessadas online, por meio de serviços na nuvem, as planilhas tornam-se suscetíveis a ataques cibernéticos, o que agrava a questão da segurança e rastreabilidade.

2 Vulnerabilidade e ausência de rastreabilidade

Sabemos que nem sempre as planilhas são protegidas por senha, pois todos da empresa tem acesso.

Por isso, essas planilhas são acessíveis a muitos colaboradores, que, inadvertidamente, podem alterar os lançamentos realizados por outra área ou setor.

Quando se tem um software, isso não ocorre pois somente os responsáveis terão acesso ao sistema, evitando assim qualquer alteração ou dano indevido.

3 Falhas nos arquivos

Outro problema é que as planilhas tem prazo de validade de no máximo 5 anos, passando este prazo corre-se o risco de perder todos os dados existentes nela. Além de que qualquer alteração ou modificação poderá comprometer a planilha.

Sendo alvo de danos e erros indevidos.

4 Defasagem de dados

Um grande problema dessas planilhas, são a defasagem dos dados!

Isso ocorre pois, nesses sistemas há uma multiplicidade de versões, já que, muitas vezes, em nome da segurança, as pessoas utilizam a opção ‘Salvar como’, geram cópias e comprometem a integridade dos dados.

Mas diante dessas informações, você deve estar se perguntando “Há uma solução para tudo isso?”

A resposta é sim!

Há a otimização desses processos e dados por meio de um software especializado para gestão do licenciamento ambiental.

Conheça a solução

Agora que você identifica e reconhece os riscos em utilizar planilhas na gestão do licenciamento, você deveria considerar a necessidade de otimizar e evoluir os processos  por meio de um software especializado para gestão do licenciamento ambiental.

O e-licencie é uma delas!

O e-licencie é uma ferramenta para gestão de licenças e condicionantes ambientais que proporciona aos profissionais autônomos e prestadores de serviços a otimização de tempo, pois não é mais necessário conferir agendas ou planilhas periodicamente liberando assim mais tempo para que o profissional possa se dedicar em outros projetos e clientes.

Hoje contamos com duas soluções, o e-licencie APP e o e-licencie WEB.

O e-licencie APP, é um aplicativo para gestão de licenças e condicionares ambientais. Solução direcionada para profissionais autônomos e negócios de pequeno porte.

Já o e-licencie WEB, é uma plataforma completa para gestão e controle de licenças e condicionantes ambientais. Solução direcionada para negócios de médio e grande porte.

Ao fazer a escolha correta, você assegura uma gestão eficiente de todo o processo de licenciamento ambiental.

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